Rzeczywistość pandemiczna, w której się znaleźliśmy bardzo lub całkowicie ograniczyła możliwości organizacji eventów. Liczymy jednak na to, że każdy kolejny miesiąc przyniesie pozytywne zmiany i już niedługo będziemy mogli się spotykać w większym gronie, szczególnie podczas eventów sportowych. Aktualnie obostrzenia ograniczają wydarzeń tego typu, ale jest to czas aby sięgnąć po wiedzę i lepiej przygotować się oraz zaplanować przyszłe eventy. Branża sportowa, szczególnie lokalna nie powinna całkowicie rezygnować z organizacji imprez sportowych tych bliższych i dalszych. Lepsze przygotowanie eventu, to większy sukces organizacyjny oraz marketingowy.

 

Event marketing to najprościej mówiąc marketing wydarzeniowy, czyli nic innego jak organizacja i promocja imprez, wydarzeń dla określonych grup odbiorców. Mogą być one zarówno cykliczne jak i jednorazowe i przybierać formy różnorakich wystaw, pokazów, festiwali sportowych, turniejów, meczów, imprez biegowych, itp.

Event marketing jest jednym z narzędzi promocji  organizacji/klubu, które pozytywnie wpłynie na kształtowanie wizerunku, wśród lokalnego społeczeństwa, pod warunkiem dobrego przygotowania.

Najważniejszym celem takiego wydarzenia jest kontakt z odbiorcami. Ludzie uwielbiają eventy, ponieważ są one dla nich odskocznią od codziennych spraw. Uczestniczą w nich by poczuć się wyjątkowo, doświadczyć emocji czy nawiązać nowe kontakty. Zwłaszcza teraz, gdy ludzie są wyjątkowo spragnieni kontaktów międzyludzkich a chęć współzawodnictwa sportowego jest większa niż kiedykolwiek. Dlatego też organizator eventu, powinien pamiętać przede wszystkim o tym, by jego działania wywoływały pozytywne odczucia.

Jak wykorzystać event marketing w sporcie, w Waszym lokalnym środowisku?

Zaplanujcie skrupulatnie organizacje wydarzeń, takich jak: pikniki, turnieje na które zaprosicie lokalną społeczność. W ramach nich możecie zaproponować dodatkowe atrakcje – pokazy, degustacje dań, zabawy, animacje angażujące publiczność. Wszystko to pozwoli Waszym odbiorcom, fanom, potencjalnym klientom poczuć, że tworzą z Wami wspólnotę, a dzięki pozytywnym emocjom zwiążą się z Wami na dłużej.

Jakie najważniejsze korzyści da Wam event marketing?

– pozwoli pozyskać nowych odbiorców, jednocześnie budując trwałe relacje z tymi, których już posiadacie,

– wykreuje emocje i skojarzenia związane z marką,

– poszerzy wiedzę odbiorców na temat usług jakie oferujecie,

– zwiększy rozpoznawalność marki,

– pozwoli zdobyć rozgłos medialny.

Organizacja takich wydarzeń może być kosztowna, ale niekoniecznie. Wszystko zależy od możliwości, lub posiadania ewentualnych sponsorów. Jeśli jednak nie dysponujecie dużymi środkami finansowymi, wykorzystajcie potencjał, który macie. Bądźcie kreatywni, zaangażujcie członków klubu czy organizacji i pamiętajcie, by taki event był profesjonalny, dopięty na każdy guzik.

 

Dobry event marketing to taki, który sprzeda wydarzenie. Dlatego wiele zależy od pomysłu i kreatywności wydarzenia, ale przede wszystkim prawidłowego przekazu do konkretnego odbiorcy. Jeśli chcecie zorganizować turniej dla dzieci, to nie jest Wam potrzebna reklama w gazetce osiedlowej, którą czytają głównie seniorzy. W tym wypadku Waszym targetem są rodzice, którzy są w Internecie lub obierają dzieci ze szkół. Organizujesz zajęcia w ramach CAS? Wtedy gazetka osiedlowa, dziennik spółdzielni mieszkaniowej, ogłoszenia na słupach powinny przynieść oczekiwany rezultat.

 

ORGANIZACJA EVENTU

Organizacja eventu wymaga od organizatora zgrania bardzo wielu rzeczy. Należy zaplanować, skoordynować i przeprowadzić różne działania – od dopilnowania podwykonawców po aspekty techniczne czy logistyczne. Jak więc to zrobić aby event przebiegł zgodnie z planem i jednocześnie był atrakcyjny dla jego uczestników?

– Zdefiniuj cel i określ grupę odbiorców – zastanów się co chcesz osiągnąć poprzez organizację eventu. Czy ma być to promocja Twojej marki wśród lokalnego społeczeństwa, czy chcesz zaprezentować się szerszej publiczności. A może ma być to spotkanie podsumowujące sezon w Twoim klubie/organizacji jedynie dla jej uczestników czy pracowników. Dzięki jasno określonemu celowi i stargetowaniu odbiorcy, będziesz mógł łatwiej zaplanować całe wydarzenie.

– Określ budżet eventu – to  jeden z ważniejszych podpunktów przy organizacji wydarzenia. Zastanów się ile pieniędzy chcesz przeznaczyć, skąd ewentualnie zdobyć dofinansowanie. Poszukaj sponsorów ale także partnerów barterowych wśród lokalnych przedsiębiorców, firm, czy nawet w lokalnych urzędach. Być może uda Ci się zaangażować swoich pracowników, członków organizacji J Może ktoś upiecze ciasto, ktoś inny zajmie się nagłośnieniem, a jeszcze inna osoba zorganizuje występ artystyczny. Nie myśl szablonowo i pamiętaj, że tak naprawdę nawet przy małym wkładzie finansowym możesz zorganizować wydarzenie, które zapadnie gościom w pamięć.

– Wybierz miejsce i termin – w zależności od tego, jakiego rodzaju event chcesz zorganizować, pamiętaj o dobrze dobranym miejscu. Chcesz zorganizować turniej – wybierz halę, bądź obiekt z zewnętrznymi boiskami, piknik – wybierz miejsce gdzie ludzie swobodnie będą mogli się bawić, konferencję – wybierz dobrze dostosowaną do tego salę. Sprawdź również, czy w wybranym przez Ciebie terminie, nikt w okolicy nie organizuje podobnego wydarzenia, przez co mógłbyś stracić zainteresowanie swoim eventem, oraz dostosuj wydarzenie do pory roku. W obliczu aktualnej sytuacji pandemicznej, weź pod uwagę, że termin może ulec zmianie. Bądź przygotowany na różne scenariusze!

– Stwórz atrakcyjny program – aby przyciągnąć publiczność, musisz wyróżniać się czymś, pośród podobnych wydarzeń. Zaplanuj atrakcje dla uczestników, zaproś gości ze świata sportu, których wizyta urozmaici wydarzenie. Nie stać Cię na catering – zaangażuj lokalne koło gospodyń wiejskich do udziału w wydarzeniu – dla gości będzie to wspaniała okazja aby zakosztować regionalnych dań.

– Zadbaj o promocję wydarzenia, zaproś gości – aby Twój event miał sens, musi mieć odbiorców. Chcesz zaplanować kampanię promocyjną? O tym jak działać więcej opowiemy za tydzień.

– Zarabiaj – Szok? Nie, jeśli nie jesteście organizacją pożytku publicznego. Jesteście Klubem/Ośrodkiem czy Organizacją Sportową, która w ramach swojego statutu chce zorganizować event dla lokalnej społeczności, najlepiej krzewiąc zdrowy styl życia czy aktywność sportową.  Przy określeniu zakresu swojego eventu i dopracowywaniu szczegółów nie zapomnij o tym aby Twój budżet był kompletny (zawsze zostaw naddatek na wypadek zdarzeń kryzysowych). O ile pierwsze Wasze eventy są nauką, z której wyciągniecie wnioski by udoskonalać pracę, o tyle kolejne powinny być opłacalne. Przykładowo, koszt uczestnictwa w miarę rozwoju eventu powinien wzrastać, jeśli Wy zwiększacie ilość swoich usług wobec uczestnika, ten musi więcej zapłacić. Możliwość do zarobków na eventach jest wiele i jest to także ważny czynnik motywujący organizatorów.

Pamiętaj, że tylko dobrze zorganizowany event przyniesie Ci korzyści. Stworzenie takiego planu, bardzo ułatwi Ci pracę i nawet jeśli na tej drodze stanie jakaś przeszkoda i tak sobie z tym poradzisz.

Tip! W procesie planowania, organizacji, podziału zadań nigdy nie pomijaj marketingu! Podstawą dobrze zroganizowanego wydarzenia jest nie tylko jego dopięcie pod względem przebiegu programu, ale także przygotowania, opakowania i sprzedania – a od tego jest Twój marketingowiec! Jeśli marketing nie otrzyma od organizacji najważniejszych informacji, produkt, którym jest event może być źle sprzedany/opowiedziany/wypromowany.

 

 

KAMPANIA PROMOCYJNA EVENTU

Aby dobrze przeprowadzić kampanię promocyjną, należy ją najpierw zaplanować. Jeśli macie marketingowca, który się tym zajmie – skorzystajcie, jeśli nie – zwołajcie zebranie zarządu, lub usiądźcie sami z kartką papieru i zastanówcie się co chcecie przekazać Waszym odbiorcom? Jak chcecie ich zaprosić? Co jest Waszą mocną stroną? Z jakich kanałów możecie skorzystać? Oraz określcie jaki macie budżet na działania!

Opiszcie wydarzenie, rozpoczynając od informacji o tym kto je organizuje i kiedy. Jakie atrakcje przygotowaliście dla uczestników eventu – czy będzie to piknik rodzinny, turniej, spotkanie branżowe. Czy pojawi się na nim ktoś znany, kogo obecność mogłaby dodatkowo przyciągnąć uczestników.

Sporządźcie media plan, w którym opiszecie to, jak kampania promocyjna będzie prowadzona, ile będzie trwać i w jakich mediach chcecie przedstawić swoje wydarzenie. Przy tym punkcie dokładny research jest bardzo istotny. Jeśli weszliście wcześniej we współpracę z lokalnymi mediami, negocjujcie warunki patronatu medialnego nad wydarzeniem, tak aby uzyskać maksymalnie niskie ceny emisji reklam.

Zbudujcie u odbiorców świadomość istnienia wydarzenia, stąd tak ważne jest dobre rozplanowanie Waszej aktywności w social mediach, lokalnej okolicy lub/i w mediach. Stwórzcie stronę, a jeśli macie taką możliwość wydrukujcie plakaty informacyjne. Przede wszystkim pokażcie wydarzenie w social media – to tam dzisiaj skupiają się największe rzesze Waszych odbiorców. Zapoznajcie się z Facebook Ads. Przypomnijcie sobie nasz wpis o social media!

Przyjrzyjcie się budżetowi – czy stać Was na zatrudnienie osób, które przeprowadzą dla Was tę kampanię, czy musicie zając się tym sami. Czy macie możliwość skorzystać z odpłatnych kanałów reklamy? Czy takie dodatkowe koszty mieszczą się w Waszych założeniach budżetowych? Dopnijcie to na ostatni guzik.

 

 

A co w przypadku, gdy nie stać Was na jakiekolwiek działania promocyjne, a wydarzenie jest zaplanowane?

1. Wykorzystajcie zasób personalny. Trenerzy często pracują w szkołach, w których mogą rozwiesić plakaty lub przesłać elektronicznie informacje promujące wydarzenie.
2. Marketing szeptany. Bądźcie obecni na grupach FB i tam polecajcie wydarzenie (w zależności do charakteru eventu dotrzyjcie do grup tematycznych).
3. Współpracujcie. Społeczność lokalna to często hermetyczne środowisko, które skupia swoją uwagę i obecność w głównych miejscach danego regionu. Skoro jesteście częścią tego społeczeństwa będziecie wiedzieć, który to sklep, parafia, szkoła. Rozmawiajcie o wspólnych celach, wartościach i mocnych stronach waszego wydarzenia. Może się tak zdarzyć, że otrzymacie bezpłatną powierzchnię reklamową np. lokalnej gazecie osiedlowej. Zaproponujcie coś w zamian, tak aby była to współpraca barterowa (może bezpłatny udział w wydarzeniu, albo możliwość promocji danej organizacji podczas eventu?).

Pamiętajcie o tym, że nawet jeśli Wasza kampania promocyjna jest bez kosztowa, musi być dobrze zaplanowana i rozpisana. To nie tylko ułatwi Wam pracę, ale pozwoli wykorzystać potencjał jaki ma Wasz event, tak by zakończył się on sukcesem.

TIP! W planowaniu działań promocyjnych to kreatywność jak zwykle będzie tutaj kluczowa. Wyjdźcie poza ramy, wymyślcie cos nowego, ciekawego, inspirującego. Skupcie się na przeżywaniu emocji przez Waszych odbiorców. Dajcie im coś co pozwoli Wam zbudować z nimi trwałe relacje na przyszłość. Dlatego wejdźcie we współpracę nietypową z lokalną działalnością, nie zamykajcie się tylko na media regionalne (ale nie umniejszajcie ich zasięgom). Zaproście na wydarzenie ambasadora, który będzie magnesem dla ludzi nie związanych ze sportem, a wokół tej osoby zrobicie duży szum promocyjny, będący elementem kampanii.

Na koniec najważniejsze – pamiętajcie o tym, że kampania promocyjna nie kończy się wraz z zakończeniem eventu. Bądźcie w kontakcie z jego uczestnikami, poproście ich o informację zwrotną. Na swoich kanałach w social media zamieśćcie ich filmy, zdjęcia, komentarze dotyczące eventu i zaangażujcie odbiorców w dyskusję. Pozwólcie im na przeżycie tych chwil raz jeszcze, by wzmocnić w nich pozytywne skojarzenia.

 

 

EVENT BRANDING

Branding sam w sobie, to budowanie świadomości marki wśród odbiorców. Składa się na to między innymi nazwa, logo, slogan, spójne materiały reklamowe, kolorystyka. Wszystko to tworzy wizerunek, który kojarzony ma być konkretnie z daną marką, organizacją czy klubem sportowym. Jak więc wykorzystać branding organizując event?

Wykorzystajcie charakterystyczne dla Was cechy przy tworzeniu oprawy graficznej wydarzenia. Już na etapie planowania eventu, kiedy tworzycie informacje o wydarzeniu w mediach społecznościowych, zaproszenia czy plakaty skupcie się na tym by były one spójne graficznie – przedstawiały Waszą nazwę, logo, a przy okazji misję i główne założenia Waszej działalności. To wszystko składa się na Wasz wizerunek, dzięki któremu już po krótkim spojrzeniu na informację, odbiorca będzie wiedział, że to właśnie z Waszym wydarzeniem ma do czynienia.

Jeśli chcecie by uczestnicy wydarzenia posiadali np. imienne identyfikatory, plany rozgrywek, czy oznaczenia gdzie konkretnie mają usiąść np. podczas organizowanego posiłku zadbajcie o to by były one w jednej kolorystyce, nawiązującej do Waszej organizacji i wydarzenia.

Zadbajcie o wystrój sal, dekorację boiska czy hali. Zawsze inwestujcie w swoje materiały reklamowe – bannery czy flagi i ustawcie je, tak by logo organizatora rzucało się w oczy. Bilboard z nazwą turnieju, również będzie tutaj wskazany, dzięki temu wzrośnie nie tylko rozpoznawalność wydarzenia na przyszłość, ale także rozpoznawalność Waszej marki.

Bardzo ważne jest to, abyście nie zapomnieli o materiałach reklamowych sponsora – pamiętajcie by było one wyraźnie wyeksponowane, by pojawiały się na zdjęciach i filmach, które później wstawiacie na stronę wydarzenia czy do mediów społecznościowych. Tutaj ważna jest zarówno praca logistyczna marketingowca, który pola ekspozycyjne musi zorganizować i doskonale je znać. Kiedy wynajmujecie fotografa należy wskazać mu miejsca, z których powinien wykonywać zdjęcia i na co przy ich tworzeniu ma zwracać uwagę. Dobrze wyeksponowany branding sponsorski jest kluczowy przy tworzeniu raportu sponsorskiego, ale o tym szerzej opowiemy przy kolejnej sekcji naszego cyklu.

Jeśli posiadacie speakera, niech przypomina on co jakiś czas nazwy Waszych sponsorów/partnerów. Kiedy np. sponsorem posiłku dla uczestników jest okoliczna restauracja, bądź piekarnia podziękujcie jej oficjalnie przy zaproszeniu uczestników do stołu/ W ten sposób zarówno Wy, jak i sponsorzy odniesiecie korzyści z tej sytuacji – Wy macie sponsora, który chętnie wspomoże Was przy kolejnych wydarzeniach, a firma sponsora kojarzona będzie przez uczestników jako przyjazna młodzieży, czy aktywności fizycznej J.

To samo dotyczy momentu rozpoczęcia i zakończenia imprezy – tutaj również należy przytoczyć partnerów, dzięki którym udało się zorganizować wydarzenie, i którzy wsparli je finansowo, czy też rzeczowo np. w postaci nagród dla uczestników.

Dzięki dobrze wykorzystanemu brandingowi Wasze wydarzenie może stać się marką samą w sobie, a uczestnicy oczekiwać będą z niecierpliwością na kolejne jego edycje.

 

 

Każdy event posiada plan organizacyjny i logistyczny, jak również marketing plan. Dobra organizacja przy ekspozycji brandingu jest bardzo ważna. Początkowo możecie organizować mały event, gdzie do ekspozycji i „powieszenia” będzie mieć tylko kilka lub kilkanaście banerów. Jednak w kolejnych wydarzeniach partnerów będzie Wam przybywać, dlatego zawsze musicie dobrze rozplanować układ brandingu i tworzyć książkę nośników, która zawiera nie tylko ilości poszczególnych nośników od marek sponsorskich, ale przede wszystkim zawiera mapę ich ekspozycji. Tutaj prawidłowe wymierzenie dostępnej powierzchni, możliwości ekspozycyjnych jest kluczowe, bo nie może dojść do sytuacji, w której świadczenie dla sponsora nie zostanie spełnione, bo „brakło miejsca”. Dodatkowo ich prawidłowa ekspozycja jest bardzo ważna, marki eksponujemy ciągiem znaków, nie w „szachownicę”. Czyli jeśli masz Sponsora tytularnego danej imprezy i ich nośniki, co jasne, są w większości, nie powinieneś ich przedzielać innymi markami. W całej ekspozycji sponsorskiej nie zapominaj też o brandingu marki własnej – organizatora, bo to ty pracujesz na event, ale event „pracuje” także na Ciebie.